El departamento de recepción es el encargado de:
·
Clasificación de la correspondencia de entrada.
·
Registro de la correspondencia de entrada.
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Distribución de la correspondencia de entrada al resto de
departamentos.
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Recepción de la correspondencia de salida.
·
Envío de la correspondencia de salida.
·
Registro de la correspondencia de salida.
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Atención telefónica.
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Control de existencias del material de oficina.
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Operaciones de marketing.
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Actualización de la agenda.
Por otro lado la recepción será el puesto
encargado de recibir a las distintas personas que visiten la empresa realizando
funciones de relaciones públicas, ya que, se trata del primer contacto cuando
se llega a la empresa o se llama por teléfono.
Es importante que controlen los nombres y
apellidos de todo el personal que trabaja en la empresa. Tambien es necesario
que conozca los datos y circunstancias de clientes, proveedores , acreedores y
deudores.
Así mismo al depender directamente de dirección
deberá llevar convenientemente organizado el trabajo diario de la empresa y
proporcionar información cuando se le
requiera sobre los aspectos relativos a su función.
En ocasiones sobre todo si la empresa no es
demasiado grande, el departamento de recepción se encargará tambien de las
funciones básicas de marketing.
